Les éléments de cadrage interne à l’établissement

La plupart des difficultés rencontrées lors de l’organisation d’une sortie ou d’un voyage trouvent leur origine dans une préparation déficiente. Les causes peuvent être multiples :
- délai insuffisant entre la déclaration du projet et sa réalisation ne permettant pas de remplir dans de bonnes conditions tous les modalités nécessaires : commande du transport, réservation des visites, organisation des repas, accord du CA pour les voyages, etc… ;
- défaut d’engagement ferme des familles causant un déséquilibre du budget suite aux désistements intempestifs ;
- demandes irréalistes des organisateurs ou recherche de solutions à moindre coût comportant des risques matériels et financiers ;
- prévisions budgétaires erronées ;
- Etc…
Pour éviter ces différents écueils, il est nécessaire de mettre en place des règles et une procédure permettant de sécuriser l’organisation des sorties et voyages facultatifs.